Trabalho Remoto: boas práticas para gerir seu time durante o período de isolamento

Publicado em: 23 de março, 2020 | Atualizado em: 26 de março, 2020

Endeavor Brasil

Endeavor Brasil

A Endeavor é a organização líder no apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de 30 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.

Do dia para a noite, é provável que sua empresa precisou migrar para o trabalho remoto. Se essa ainda não é a realidade, deveria ser a partir de hoje. A disseminação exponencial do vírus Covid-19 pede de todos os empreendedores e empreendedoras ações ágeis e resolutas. Dessa forma, contribuímos para o isolamento social que combate a disseminação do vírus.

Para lidar com esse desafio de migrar todo o seu time para o modelo remoto, na última semana, realizamos três mentorias online com empreendedores e mentores da nossa rede: Alessio Alionço e Igor Alves do Pipefy, Cristian Medeiros, CTO do Olist, Fabio Boucinhas, CEO da Home Agent e Roberta Vasconcellos, CEO da BeerOrCoffee.

Confira os principais aprendizados!

Um novo mindset para o trabalho remoto

Não adianta mudar para o modelo remoto e esperar todos online das 9h às 18h. Defina quais resultados e entregas esperadas para cada função. No modelo remoto, você não poderá controlar horário de trabalho, ou tempo online, mas terá visibilidade pelas entregas e critérios de sucesso definidos com cada um.

Comunique muito, o tempo inteiro. De forma remota, o time vê o dia a dia por fotos. No escritório, presencialmente, era possível ver o filme. A percepção é diferente, por isso a quantidade de fotos que a pessoa remota vê, permite que ela tenha um filme mais completo.

Pontos de Controle

Para acompanhar os resultados e entregáveis do time, no modelo remoto, leve em consideração alguns KPIs.

Lagging Indicators: são os indicadores de resultado, especialmente se têm correlação com uma meta final do negócio. Por exemplo, total de vendas, recrutamento, Marketing e Operações.

Leading Indicator: são os indicadores de tendência, relacionados ao que precisa ser feito hoje para chegar a um determinado resultado amanhã. Por exemplo: número de ligações para clientes.

Entregáveis dos projetos: use a Matriz 5W2H para deixar claro o critério de sucesso do projeto.

Saúde mental do time

A principal atenção agora é com as pessoas. Tenha disciplina com processos e rituais para sentir a temperatura do time. Acompanhe como eles estão se sentindo nesse período de incerteza, mostre-se disponível e seja fonte de otimismo e segurança.

Tenha um canal – por Slack, e-mail ou Whatsapp – para suporte técnico, psicológico e de informações sobre casos de contaminação na equipe.

Em toda reunião, seja 1:1 ou coletiva, comece fazendo um checkpoint pessoal. Pergunte o que as pessoas fizeram no fim de semana, como estão se adaptando ao trabalho remoto, como está a família e a rotina de casa. Esse quebra-gelo é uma calibragem para os líderes.

O quebra-gelo também pode ser uma música tocada por um minuto para mudar o astral de todos e ajudar na conexão com o momento presente.

Estimule as conversas de café, comuns no modelo presencial, por meio de happy hours virtuais, reuniões de time semanais ou sorteios no Slack para uma pessoa, a cada semana, compartilhar o que tem aprendido sobre um tema específico.

Convide o time a estabelecer horários para começar a trabalhar, almoçar, pausar e, enfim, encerrar o dia.

Faça reuniões de videoconferência com a câmera aberta. Faz diferença olhar para o rosto de todos.

Estrutura de trabalho home-office

Considere oferecer uma quantia mensal específica para gastos com internet e luz das pessoas do time.

Dê suporte para a transição de trabalho remoto. Funções mais operacionais e junior precisam mais de seu apoio, do que cargos seniores. Ofereça um suporte financeiro, se necessário, para compra de cadeira ou banda de internet – e ofereça orientações de como seguir a rotina de trabalho.

Deixe aberto o canal para quem precisar de ajuda para configurar esses ambientes. Dessa forma, você lida com necessidades de compra de mesas, cadeiras e computadores avaliando cada caso.

Processos e rituais

Trabalho remoto demanda processos melhores. Das coisas mais triviais às mais complexas, é importante que você tenha processos bem documentados e que você revisite sempre que achar necessário.

Ter as ferramentas necessárias evita que você caia na microgestão. Quem trabalha de casa tem sempre a dúvida: “será que estou fazendo certo?”. Se não há um processo no qual a pessoa expresse o que está fazendo, a insegurança permanece.

Defina os canais de comunicação de acordo com a urgência de cada mensagem – e avise todo o time do protocolo. Mensagens urgentes pedem que você ligue, ou mande um WhatsApp, por exemplo. Já se é algo menos urgente, use o Slack, ferramenta de chat ou e-mail.

Trabalho remoto costuma aumentar a produtividade média. Esse pico de concentração com processos sólidos ajuda a ter mais rastreabilidade para gestão do time.

Mantenha todos os rituais, mesmo que adaptados para o modelo remoto. Agora, mais do que nunca, o time precisa dessa rotina e das interações.

Onboarding

Migre o onboarding para o modelo remoto, com uma agenda que permita interações. Use como benchmark a apresentação de Onboarding da Loft.

Ferramentas

Conte com três ferramentas: uma de chat, uma de videoconferência, e uma de trabalho colaborativo simultâneo. Evite grupos de Whatsapp para gestão dos times.

Para ferramentas de chat, use o Slack, o Google Hangouts ou o Tandem.

Para ferramentas de videoconferência, use o Zoom, o Google Hangouts Meet ou Skype for Business.

Para ferramentas de trabalho colaborativo, use o Google Drive ou o One Drive.

Experimente também uma ferramenta de escritório virtual que simule a experiência do escritório físico como o Matrix, Open Source lançado pela RD, ou o Sococo.

Para coordenação do trabalho do time de desenvolvedores, conte com um Kanban virtual como o Jira.

Para gestão do conhecimento, use o Google Sites, o Confluence ou o Notion.

Para gravação de vídeos curtos, em vez de áudios de WhatsApp, use o Loom.

Ao longo das próximas semanas, vamos atualizar diariamente o Benchmark Endeavor Covid-19 um data room inédito com planos de ação das empresas apoiadas, orientações sobre o impacto financeiro da crise e outros temas que te ajudam a navegar pela crise.

Estamos todos, ao redor do mundo, em um túnel com pouca luz, sem saber o que nos espera logo à frente, com a repercussão econômica do vírus. Precisamos, por isso, de coragem para dar um passo depois do outro. Afinal, quanto mais você anda, mais você vê.

Continue caminhando – e conte com a rede da Endeavor ao seu lado.

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Pensando Home Office

por Evandro Milet

Em média, 70% dos funcionários de todos os os setores estão trabalhando em casa. Na indústria são mais de 50%, nos serviços 76%, no terceiro setor mais de 85% e no comércio 23% segundo uma pesquisa da Fundação Dom Cabral. E mais de 70% das empresas de todos os setores da economia brasileira esperam que as novas práticas de home office adotadas durante a pandemia permaneçam, integral ou parcialmente, após a crise do coronavírus.

Os profissionais também estão gostando, muitos sentem que a produtividade é igual, porém as preocupações são naturais: falta de interagir com colegas, distanciamento dos chefes ou como será a avaliação. Há compensações como ganho de tempo sem deslocamentos menos despesas com roupas. Assim, mais de 54% dos colaboradores afirmaram que irão pedir à gestão pela continuidade do trabalho remoto no pós pandemia. 

Alguns outros problemas são naturais, a importância da disciplina e do foco, a organização de horários, a convivência com crianças e a mistura de atividades, principalmente para as mulheres, normalmente mais cobradas pelas atividades domésticas, na atual sociedade.

Essas conclusões provocam impactos de outra natureza. Os escritórios passam a ocupar uma importância maior nos projetos arquitetônicos residenciais, tomando o lugar da antiga novidade das varandas gourmet e ocupando muitas vezes o espaço das antigas dependências de empregadas. Aumenta a importância da infraestrutura tecnológica, sejam redes estáveis e backups seguros, seja a preocupação com ciberataques, além do problema de confidencialidade e sigilo em discussões ao vivo de assuntos sensíveis, com toda a família junto. Algumas empresas se propõem a equipar o home office dos seus colaboradores, com TI, telefones e mobiliário.

Alguns colaboradores gostarão de morar perto do trabalho para reduzir o uso de transporte público e outros se permitirão residir fora dos grandes centros se a interação presencial for mais espaçada.

Por seu lado os escritórios devem voltar ao passado: saem os grandes espaços abertos com mesas compartilhadas, voltam salas com divisórias. Elas facilitam o distanciamento social e reuniões por videoconferências, que crescem conectando mais frequentemente o escritório com os colaboradores em home-office. 

Durante muito tempo as exigências de higienização de ambientes, uso de álcool gel e máscaras, e o distanciamento entre pessoas vão exigir uma reorganização de espaços, bem como cuidados extra com ar condicionado, utilização de elevadores sem botão, móveis fáceis de limpar, portas sem maçanetas e limpeza permanente de corrimões, teclados, monitores, mouses, mesas e tudo mais que possa ser tocado.

As empresas começam a considerar o uso de espaços menores, o que impacta o mercado de construção civil para imóveis comerciais.

O RH e a liderança precisarão analisar e criar novas rotinas para conseguir produtividade, engajamento e motivação na gestão remota, para inserção de novos colaboradores na rotina da empresa e para o treinamento que muda todo o seu formato.

Essas novas atividades terão que conviver com as anteriores pois, apenas uma parte dos colaboradores estará em home office. Esse número dependerá do setor, da empresa, e do tipo de atividade do colaborador. Enfim, um grande desafio para gestores.

Movimento pós-pandemia

Por esse gráfico vemos como alguns setores estão se movimentando com o processo de abertura pós-pandemia na China. Os portos voltaram ao movimento anterior, certamente puxados pelo comércio de alimentos, o que nos interessa diretamente. A ocupação de hotéis fica a 50% depois de cair a 15%, a movimentação dos consumidores fica também em 50% do que era e a grande pancada vem para a aviação, que depois de cair a menos de 10% não dá sinal de grande ânimo de recuperação, com menos de 30% do movimento anterior.

Na Europa a coisa ainda foi pior, em abril ainda a ocupação de hotéis na Espanha e Itália não chegava a 5%, assim como também a aviação, apesar do turismo representa 4% do PIB europeu.

Não se sabe ainda quanto tempo vai demorar o setor de turismo a se recuperar. Viagens internacionais ficam prejudicadas com as pessoas temerosas de ambientes fechados como os aviões e as exigências de quarentena em muitos países. Viagens de negócios tendem a ser reduzidas em algum percentual ainda não muito claro, por fatores como esses e mais o crescimento das reuniões por plataformas digitais que todos estão se habituando a utilizar.

Essa redução da movimentação em aeroportos ocorrida também no Brasil, joga água fria nos leilões de concessão de 22 aeroportos nas regiões Norte, Sul e Centro-Oeste previstas inicialmente para este ano ainda e com certeza adiados. Toda a modelagem terá de ser calculada para a nova movimentação e certamente há dúvida se aparecerão interessados. Do mesmo modo, as concessões para estradas deverão ser reavaliadas com a redução significativa do tráfego. De outro lado, o leilão de concessão de 15 terminais portuários deve acontecer mesmo neste ano como previsto, considerando que a exportação de commodities está promissora, principalmente pela saída da China da pandemia.

O setor de turismo terá que se reinventar enquanto a movimentação não volta e, pelo jeito, vai demorar. Um exemplo de inovação vem de Cingapura, onde dois navios de cruzeiro, parados sem possibilidade de viagens tão cedo, estão sendo avaliados pelo governo para a utilização como residência provisória de trabalhadores estrangeiros, que costumavam dormir amontoados em ambientes perigosos para propagação do coronavírus.

Enfim, cada setor com seus problemas.

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Viagem de negócios pós-pandemia

por Evandro Milet

A revista The Economist, na sua última edição, publicou um artigo com toques de humor, sobre como seria uma eventual viagem de negócios entre Londres e Nova York, no primeiro momento pós-pandemia. Transcrevo aqui uma tradução feita pelo Google Tradutor com minha ajuda. Boa leitura.

Bem-vindo ao renomeado Heathrow Waystation 5. Decidimos que a palavra “Terminal” pode ser um pouco desanimadora para os passageiros nas circunstâncias atuais. Por favor, verifique sua bagagem para que possa ser desinfetada e desculpem aqueles cujas malas são feitas de couro genuíno, pois provavelmente haverá manchas. Mas não se preocupe, será uma boa desculpa para fazer compras quando chegar ao seu destino. Após o check-in, siga direto para a segurança para o seu cotonete nasal e verificação de temperatura. Como todos precisam ficar a dois metros de distância, a fila atualmente dá a volta no prédio.

Quando você passar pela segurança, vá para o duty-free, onde você pode escolher entre nossa extensa seleção de desinfetantes para as mãos. Espero que você tenha comido antes de chegar, porque nenhum dos restaurantes está aberto. Viaje com segurança. 

Bem-vindo a bordo do voo 107 da Acme Airlines para Nova York. Eu sou seu piloto, capitão Richards. Regras de distanciamento social não permitem copiloto, pois não há espaço suficiente na cabine para mais de uma pessoa. Mas não se preocupe, trouxe uma garrafa de café comigo e nunca dormi em um vôo. Se eu não atualizar vocês a cada 30 minutos, a tripulação esmurrará a porta da cabine.

Não poderemos fornecer a você nosso serviço normal de alimentos e bebidas a bordo, mas aproveite a água de cortesia, amendoins e batatas fritas e o assento vazio ao seu lado. Apenas um aviso, porém, para aqueles que escolheram se sentar junto à janela. Os passageiros devem observar as regras de distanciamento, portanto você não poderá passar pela pessoa no assento do corredor, se ela estiver dormindo. Só para avisar, apenas três pessoas são permitidas na fila do banheiro. É melhor ir com calma nessa água. Se você precisar de mais alguma coisa, a tripulação da cabine irá ajudá-lo. Dê a eles alguns minutos, pois eles precisam vestir um traje de proteção.

Senhoras e senhores, vocês chegaram ao aeroporto JFK. Temos boas e más notícias. A boa notícia é que a quantidade de passageiros é menor que o normal. A má notícia é que, dada a necessidade de desinfetar o leitor de passaporte eletrônico após cada uso, a fila de imigração terá umas duas horas de duração. E não, você não pode usar seu telefone celular para atender as chamadas enquanto estiver na área de espera. Bem-vindo à terra da liberdade. Seja corajoso.

Boa tarde e obrigado por escolher o Hotel Purgatory para a sua estadia. Nosso lema: você pode fazer o check-in a qualquer momento, mas, se ouvirmos você tossir, não poderá mais sair. A chave desinfetada do seu quarto já está disponível em um envelope desinfetado. Infelizmente, como apenas uma pessoa é permitida no elevador por vez, o tempo de espera para chegar ao seu quarto é de 60 minutos. A propósito, o mesmo atraso se aplica pela manhã; portanto, se você estiver indo para uma reunião, é melhor colocar o alarme para mais cedo. Não há carregadores de bagagem, por isso esperamos que você tenha bagagem leve.

Para reduzir o risco para a equipe do hotel, o quarto será limpo somente depois que você sair, então faça sua própria cama. Fique à vontade para levar para casa o xampu no chuveiro: ninguém mais quer tocá-lo. O spa, piscina e bar estão fechados por razões óbvias, e não há serviço de quarto. Aproveite sua estadia.

Sejam bem-vindos à Conferência de Gerentes de Risco de 2020. Ou deveria ser a Conferência dos que assumem riscos? Ha ha. Tenham certeza de que esta é uma sala totalmente higienizada. O slogan deste ano: preocupamo-nos com a sua saúde porque o seu empregador não faz isso. Para perguntas, não passaremos microfones, portanto fale o mais alto possível. Sessões com painéis são difíceis no momento, portanto teremos apenas dois debatedores em extremos opostos do palco.

Infelizmente não teremos um buffet de almoço; portanto, arrisque-se em um dos carrinhos de comida de rua fora do centro de convenções. Sua escolha separará os verdadeiros gerentes de risco dos apenas candidatos. Naturalmente, esta não seria uma conferência sem estandes de exibição no saguão. Nossos patrocinadores terão prazer em vê-lo, mas apenas a uma distância segura e usando uma máscara. Por fim, familiarize-se com as saídas atrás de mim, à esquerda e à direita. Obviamente, eles estão lá em caso de incêndio, mas podem ser úteis se alguém tiver um ataque de tosse.

Leia o artigo original em https://www.economist.com/business/2020/05/02/imagine-the-post-pandemic-misery-of-business-travel

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Tem que reinventar

por Evandro Milet

Nunca antes no mundo inteiro houve tão pouca pesquisa no Google por: carro, casamento, imóvel, roupa, festa e viagem. E, ao contrário, nunca houve tanta pesquisa no Google no mundo por: exercício, meditação, café, saúde pública, desemprego e insônia. Essa nota chamava a atenção na coluna de Ancelmo Gois, em O Globo.

Claro que muitas dessas coisas vão voltar quando as pessoas puderem novamente se encontrar. Mas aumenta a curiosidade sobre o que será o novo normal depois da pandemia, pelo menos enquanto não existir uma vacina. Todos de máscara, mantendo distância uns dos outros, desconfiados de botões de elevadores e maçanetas e com medo de aglomerações. E aí? Ninguém vai ao Maracanã, à missa, à casa noturna, à festa de casamento? Como gritar gol de máscara? Como receber a hóstia? Como cantar acompanhando a música? Quem irá à praia lotada de máscara? Quem vai comer um hambúrguer de máscara no fast-food? E a fila? Terá espaço no local para manter distância? Aliás, esse negócio de restaurante vai ser tenso. Alguém irá tranquilo a um self-service, com todo mundo respirando em cima da comida, mesmo com protocolos ainda mais rigorosos? Os restaurantes conseguirão separar as mesas para uma distância segura? Você vai pegar o cardápio despreocupado? Como os garçons vão servir a dois metros de distância? Sommeliers de máscara? Ar condicionado propaga o vírus? O fato é que todos os negócios terão que se inventar. Com todo mundo confinado, ou os que podiam, a saída inicial foi pelo delivery e ecommerce de uma maneira geral, para quem tinha produtos para entregar. Terão problema aqueles serviços onde o prestador fica muito perto: cabeleireiro, manicure, dentista, fisioterapeuta, tatuador e profissionais do entretenimento adulto(!). Outras atividades estão e ficarão complicadas. Artistas poderão gravar novelas e filmes? E espetáculos de teatro ou circo? De máscara? Não se sabe nem se terão plateia. É lamentável o que pode acontecer no mundo cultural e em muitos negócios.

Como a maior parte da transmissão é feita por assintomáticos, todos terão que ser testados permanentemente e nem se garante ainda que haja imunização para os que já ficaram doentes.

As escolas da China começaram a voltar, com todos os alunos de máscara. Como garantir a disciplina da máscara para crianças pequenas? Vamos eliminar os trabalhos em grupo, sempre recomendados nas boas práticas? As escolas e os professores estão aprendendo rapidamente a lidar com o ensino à distância e, provavelmente, vão ampliar a utilização dessa prática. Mas e os pequenininhos?

Esse novo normal vai ser difícil.

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