Reserve tempo para conversa fiada em suas reuniões virtuais


por Bob Frisch e Cary Greene HBR 18/02/2021(Tradução Evandro Milet)

Resumo. Antes da Covid, os executivos muitas vezes tinham a chance de conversar casualmente com os colegas enquanto tomavam um café antes do início da reunião. Hoje, quando as janelas dos participantes aparecem na tela, é para falar com todos ou nem falar. Como resultado, a etiqueta do Zoom … mais

Foi uma confissão incomum de um CEO. “Durante minha última reunião de equipe, devemos ter passado 40% do tempo falando sobre nada”, disse Jorge. “Estávamos apenas curtindo, batendo papo, como nos velhos tempos. Foi uma das ligações mais agradáveis ​​e produtivas que recebemos desde que fechamos o escritório. ” Mas depois, ele passou a dizer, “algumas pessoas reclamaram”.

Em uma ligação pouco depois, Rose, a presidente da empresa, acrescentou sua perspectiva. “Não fiquei nada contente, nem o nosso CFO, por isso conversei com o Jorge sobre isso”, explicou. “Talvez ele tenha tempo disponível, mas estou no Zoom 12 horas por dia. Francamente, se tenho meia hora disponível durante o dia, prefiro sair do meu escritório em casa e passar o tempo com meu marido e filhos. ”

Embora sempre exista tensão entre o tempo gasto na substância de uma reunião e o tempo gasto na socialização, a maioria das reuniões recorrentes atinge um ponto de equilíbrio natural – pelo menos até que o equilíbrio seja rompido por uma mudança nas circunstâncias ou nas personalidades envolvidas. Ter que se reunir via Zoom (ou uma das outras plataformas que agora constituem nossas salas de conferências virtuais) alterou esse equilíbrio.

A perda de conversa fiada parece ser um desafio não só para Jorge e Rose, mas para muitos executivos. Identificamos duas causas comuns:

O tempo em que as pessoas iam chegando para a reunião acabou. Antes da Covid, os executivos muitas vezes tinham a oportunidade de conversar casualmente com os colegas enquanto tomavam um café antes do início da reunião. Uma vez na mesa, essas conversas individuais ou em pequenos grupos às vezes continuavam por mais algum tempo, talvez se espalhando para o grupo maior antes de a reunião começar a trabalhar.

Hoje, quando as janelas dos participantes aparecem na tela, é para falar com todos ou não falar. Como resultado, a etiqueta do Zoom parece exigir que as reuniões ocorram dentro do cronograma ou logo após os participantes relevantes terem se inscrito, dependendo da cultura. Mas a melhor oportunidade para uma equipe bater papo sem interferir no horário da reunião – aqueles poucos minutos antes da reunião – desapareceu.

A fadiga do zoom é excessiva. Jorge e Rose estão entusiasmados com o seu trabalho e com o sucesso que a equipe obteve na adaptação e na reversão da Covid. Mas, como muitos executivos, eles estão exaustos com o fluxo contínuo de ligações da Zoom da manhã à noite.

Muitos gerentes ficam sem energia antes de seu dia de trabalho terminar. Não deveria ser uma surpresa que prolongar uma ligação desnecessariamente possa parecer irritante para essas pessoas, especialmente quando elas sabem que, no momento em que saírem da reunião, estarão livres para passar o tempo no outro lado extremamente necessário oposto da vida profissional .

Mas é importante reservar tempo para uma conversa fiada. Jorge acredita com razão que continuar com o nível extraordinário de desempenho de sua equipe depende da manutenção e do crescimento da cultura que ele passou os últimos anos incutindo na empresa e entre sua equipe. As preocupações de Jorge estão centradas em criar, manter e aprofundar relacionamentos individuais e de grupo. Ele sabe que integrar rapidamente novos membros à equipe requer mais do que uma série de informações sobre o histórico. Envolve conhecer os outros membros como pessoas também.

Esses momentos, para Jorge, vêm à tona durante ou depois de conversas não estruturadas. Há uma virtude em “desligar”. É o bate-papo, as conversas paralelas que elevam as emoções e promovem o bem-estar. É uma maneira de fortalecer e aprofundar relacionamentos e é fundamental para construir equipes de alto desempenho.

Como reintroduzir conversa fiada em suas reuniões

Embora não possamos resolver o problema de encontrar um substituto virtual para uma partida de tênis, uma velejada à tarde ou um longo jantar com algumas taças de vinho, descobrimos algumas maneiras de ajudar a restabelecer este importante componente de suas reuniões.

1. Faça da conversa fiada um item da agenda, não uma algo sem previsão.

Jorge não tinha previsto quando permitiu que grande parte de sua reunião se transformasse em uma conversa sobre nada. Simplesmente aconteceu. E o fato de ser espontâneo, ao mesmo tempo energizante e agradável para Jorge, tornou-se uma imposição para Rose e outros.

Se o fizesse novamente, Jorge poderia informar a equipe de sua intenção de criar deliberadamente espaço para interações mais pessoais e informais como parte de seus encontros virtuais. Embora isso possa parecer paradoxal – planejar e programar o casual e espontâneo -, criar expectativas e estabelecer limites aumentará o conforto da equipe para abraçar a mudança.

2. Comece as reuniões de equipe com uma atividade ou quebra-gelo individual.

Uma atividade ou quebra-gelo no início de uma reunião é uma forma clássica de conectar os participantes. Ao longo dos anos, os grupos que participam de reuniões recorrentes regularmente, como a reunião semanal de equipe de Jorge, muitas vezes abandonam os quebra-gelos como desnecessários.

Em um mundo virtual, começar reuniões com um quebra-gelo é o primeiro passo para reintroduzir um bate papo informal.

Um cliente pediu a cada indivíduo que parasse um minuto e compartilhasse o que estava acontecendo em suas vidas, tanto profissionalmente quanto pessoalmente. Ela foi a primeira e deu o tom e a franqueza do exercício, explicando que uma pessoa amada estava doente e descrevendo como isso a afetou. Outros seguiram o exemplo e imediatamente o grupo se sentiu mais conectado e confortável um com o outro.

Alternativamente, injete um pouco de diversão no início de suas reuniões. Um CEO pediu a cada membro da equipe que enviasse uma foto sua quando bebê. No início de cada reunião, o CEO compartilha uma dessas fotos e pede a cada membro da equipe que adivinhe quem é. Isso geralmente leva ao riso e a boas histórias – resultados muito bons para um investimento de dois a quatro minutos.

3. Apresente itens da agenda elaborados em torno de opiniões e conjecturas.

Coloque sua equipe em condições de igualdade. Ocasionalmente, traga à tona um tópico de discussão sobre o qual a maioria das pessoas terá uma opinião, use a pesquisa para obter as opiniões individuais de sua equipe sobre a mesa e, em seguida, deixe a conversa vagar.

Em vez de uma “conversa sobre nada”, Jorge deveria trocar por um tópico desenvolvido para coletar opiniões sobre temas amplos ou focado em brainstorming criativo. Eles ainda estão “falando sobre o negócio”, mas em uma altitude muito mais alta do que os itens transacionais da agenda do dia-a-dia. E porque eles são baseados em opiniões iniciais, torna-se difícil para qualquer membro da equipe reivindicar conhecimentos especiais que se sobreponham às opiniões dos outros.

Uma pergunta como “Quando você acha que o próximo evento esportivo indoor ou show com mais de 10.000 espectadores será realizado?” tem, no momento, nenhuma resposta certa. Quinze minutos discutindo a gama de pontos de vista entre a equipe de Jorge sobre este ou um tópico semelhante seria um ótimo começo.

4. Deixe um tempo não estruturado ao final das reuniões de equipe.

Outra maneira de abrir uma oportunidade para conversas informais enquanto acomoda as preocupações de Rose quanto à eficiência é simples – deixe a escolha para cada participante.

Se Rose sabe com antecedência que Jorge pode escolher usar 15-20 minutos de tempo não alocado no final de sua próxima reunião de equipe apenas para bater um papo em grupo, ela pode decidir por si mesma se vai ficar por ali. Ao contrário de quando a conversa aberta aconteceu no início, Rose não se sentirá mais emboscada, presa na ligação sem saber quanto tempo vai demorar para voltar ao trabalho. Se ela precisa seguir em frente, ela simplesmente seguirá em frente. E Jorge terá um grupo ainda mais relaxado, sabendo que todos ao redor da mesa sabem que também podem sair da conversa quando necessário.

Jogar conversa fora é um grande negócio. É hora de trazer essa peça que falta na cultura de sua equipe para o mundo virtual.

Bob Frisch é o sócio fundador do Strategic Offsites Group. Ele tem contribuído regularmente para a Harvard Business Review desde o seminal “Off-Sites That Work” em 2006. Outro dos artigos de Bob, “When Teams Can’t Decide,” é um HBR Must Read. Bob escreveu o livro mais vendido, Who’s in the Room? (Jossey-Bass / Wiley, 2012) e coautor de Simple Sabotage (HarperOne, 2015). Bob facilitou escritórios externos em 19 países e agora está na vanguarda ajudando equipes executivas a aproveitar ao máximo suas reuniões virtuais.

Cary Greene é o sócio-gerente do Strategic Offsites Group, uma consultoria focada em projetar e facilitar conversas sobre estratégias para equipes executivas e conselhos. Ele é co-autor de Simple Sabotage (HarperOne, 2015) e um colaborador frequente da HBR, com artigos apresentados em cinco coleções, incluindo os Guias HBR para tomar melhores decisões, Tornar cada reunião importante e Trabalho remoto.

https://hbr.org/2021/02/make-time-for-small-talk-in-your-virtual-meetings

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